¿Con cuánta anticipación debo tener mi software de punto de venta para restaurantes? 11 de abril de 2018 19:28

Implementación de Software para Punto de Venta

 

“Definitivamente sí quiero meter el punto de venta al restaurante, pero todavía es muy pronto porque abrimos hasta la siguiente semana”, me dijo un cliente al teléfono. Honestamente, me quedé sin palabras por un par de segundos. Los últimos dos años me ha tocado asesorar a restauranteros de todos los rincones del país y, palabras más o palabras menos, la frase se ha repetido miles de veces.

Cada una de esas veces he intentado transmitir, a veces exitosamente y otras no tanto, lo que significa empezar a utilizar un software de punto de venta para restaurantes. Esto porque frecuentemente se piensa que el único paso necesario para empezar a disfrutar de los múltiples beneficios de la tecnología consiste en instalar el software de punto de venta en una computadora y todo lo demás va en automático. Y, siendo realistas, difícilmente será de esta manera.

Cada caso es diferente y a algunos restauranteros les llevará más tiempo y a otros menos completar todos los pasos para empezar a usar de forma óptima su software de punto de venta. Quiero aprovechar este artículo para enlistar algunas de los factores a considerar para conocer con cuánta anticipación es necesario iniciar la adopción de tu sistema:

I. Personalización y pruebas

Cada negocio tiene su propia forma de atender a sus clientes, así como su propio menú y promociones, por lo que es importante que tomes suficiente tiempo para vaciar esta información en tu software de punto de venta para restaurantes.

Una vez que registraste los platillos, sus modificadores, las bebidas, los combos y promociones y personalizaste el ticket, será muy importante que realices unas cuantas pruebas para verificar que todo esté registrado con los precios correctos. El objetivo es evitar resultados no deseados al momento de la verdad y con el cliente enfrente.

Dependiendo de la extensión de tu menú será el tiempo que tome este paso, pero generalmente debes considerar mínimo 1 semana para evitar retrasos.

II. Capacitación de empleados

Es muy importante reconocer que la implementación de un software de punto de venta para restaurantes no solamente se trata de utilizar una nueva herramienta, sino que trae consigo una forma de trabajo que puede resultar ligeramente diferente de la que ya tienes en tu restaurante.

Pongamos un ejemplo sencillo, sin software de punto de venta tu procedimiento para tomar una orden puede parecerse a lo siguiente:

  1. Tomas la orden al cliente en un block de notas.
  2. caminas a la cocina para depositar la comanda.
  3. Entregas la comanda y aclaras dudas o instrucciones especiales del cliente.
  4. Atiendes al siguiente cliente.

Esta misma acción puede ser diferente en caso de tener un software de punto de venta:

  1. Tomas la orden al cliente directamente en el software de punto de venta y apuntas las indicaciones especiales e instantáneamente se imprime en cocina la comanda con sus notas.
  2. Atiendes al siguiente cliente.

De esta forma, tus empleados no solamente deberán aprender a utilizar el software de punto de venta, sino que también deberán aprenderse los nuevos procedimientos, incluyendo los casos especiales o menos comunes.

Cada restaurante tiene procesos diferentes, algunos más complejos que otros, es por esto que resultaría poco práctico que tengas que capacitar a tus empleados para trabajar de manera convencional y a los pocos días capacitarlos nuevamente de acuerdo a los cambios provocados por el software de punto de venta.

Es por esta razón que te recomiendo tomar un período adicional de 1 semana para capacitar a los empleados.

III. Red local y equipos

Si quieres agilizar al máximo el servicio, puede ser deseable que tengas una impresora en la cocina para que ahí se impriman directamente las comandas y así no pierdas tiempo en llevarlas caminando, también podrías poner comanderas en lugares estratégicos para que tus meseros capturen ahí las órdenes de los clientes o hasta usar tablets para tomar la orden directamente en la mesa del cliente.

Todo esto es muy atractivo, pero no debes perder de vista que existe un requisito previo: la red local. Esta red es la que conecta a tu equipo principal (servidor) con tus equipos secundarios (clientes) y les permite comunicarse entre sí. Lo ideal es que tu red local sea alámbrica, pues utilizar los enlaces inalámbricos (WiFi) es considerablemente más lento e inestable y el resultado puede no ser el deseado.

Si usarás equipos extra al equipo principal, como comanderas, cajas adicionales o pantallas en cocina, también necesitarás instalarles el software de punto de venta para restaurantes.

Dependiendo de cada caso, podría ser necesario que le dediques tiempo adicional a instalar la red y los equipos extra que serán utilizados.

Caso real

Es importante que seas precavido y que empieces con suficiente tiempo con la adopción de tu software de punto de venta para restaurantes a fin de evitar una multitud de contratiempos que hemos visto sufrir a nuestros clientes menos previsores a lo largo de estos últimos años.

Uno de los casos más extremos lo viví con un cliente que adquirió su software de punto de venta un día antes de abrir, porque “todavía tenía suficiente tiempo”; su objetivo era tener todo listo en menos de 24 horas para atender al 100% al día siguiente. El resultado: desastroso; el cliente no durmió tratando de dejar todo listo, los pendientes se le acumularon y su apertura no salió como él quería.

Lamentablemente, la historia no terminaría ahí. Esos primeros días de operación son muy accidentados, pues todavía hay muchos detalles a pulir. En lugar de funcionar como una herramienta para atender mejor a sus clientes, el software de punto de venta fue una carga más a solucionar y con poco tiempo para lograrlo.

Establecimiento en funcionamientoPasaron dos meses desde la apertura e incontables retrasos y frustraciones, pero finalmente el software de punto de venta empezó a funcionar a todo su potencial. Afortunadamente, el restaurante funcionó muy bien por su servicio y buena comida, así que a los seis meses recibí otra llamada del cliente: si todo seguía bien, en tres meses iba a abrir una nueva sucursal. Fue así que faltando poco más de un mes para la apertura de la nueva sucursal iniciamos con todos los preparativos y, ahora sí, todo funcionó como relojito el día de la apertura.

Dada ésta y muchas otras experiencias que me han tocado vivir, mi recomendación para ti es que no esperes al último momento para comenzar con la adopción de tu software de punto de venta para restaurantes, sino que empieces con mínimo dos semanas de anticipación e idealmente iniciar hasta un mes antes.

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